Aide hibouthèque



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Espace pédagogique

Généralités

ma première connexion
• Administration > Outils > Coordonnées de l'école : remplissez tous les champs

• Administration > Emprunteurs > Importer tous les élèves depuis Base Elèves

• Administration > Documents > Ajouter un document

transfert BCDI
• sur le pc où BCDI est installé, compressez le dossier DATA

• ouvrez votre hibouthèque en tant qu'Administrateur ou Enseignant Administrateur

• Administrateur > Documents > Importer depuis un autre logiciel

• sélectionnez le dossier data.zip

• nous vous envoyons un mail quand vos données sont insérées

Recherche

faire une recherche simple dans mon école
• onglet Recherche :

• saisissez un n° d'exemplaire : l'hibouthèque affiche l'écran de prêt ou de retour du document

• saisissez un mot ou un ISBN : l'hibouthèque lance la recherche et affiche les résultats

faire une recherche avancée dans mon école
• onglet Recherche :

• cliquez sur Faire une recherche avancée

• saisissez 1,2 ou 3 critères de recherche

• cliquez sur les liens en bleu pour affiner vos critères

Prêt / Retour

effectuer un prêt
• onglet Recherche :

• saisissez le n° d'exemplaire du document à emprunter

• dans le champ Emprunteur, saisissez le nom de l'emprunteur ou son numéro

effectuer un retour
• onglet Recherche :

• saisissez le n° d'exemplaire du document à rapporter

• OK > Rapporter

consulter ses prêts à la maison
• l'élève se connecte avec son mot de passe personnel (Administration > Emrpunteurs > Consulter)

• puis Administration > Prêts/Retours > Mes prêts en cours

Multibases

faire une recherche dans les écoles voisines
• onglet Multibases > saisissez un mot de recherche > cliquez sur OK

• les écoles qui ont des résultats s'affichent

• cliquez sur les écoles pour avoir le détail des documents et leur disponibilité

Administration

ajouter un document
• Administration > Documents > Ajouter un document

• avant de créer un nouveau document, vérifiez s'il n'existe pas dans le réservoir national

• saisissez l'ISBN du document ou un mot du titre

• s'il est présent dans la liste, cliquez sur Importer, sinon sur Nouvelle création

• complétez la notice qui s'ouvre puis enregistrez

• un exemplaire est alors créé (notez le numéro au crayon à l'intérieur du livre)

• le code barre correspondant s'ajoute automatiquement à la prochaine commande

supprimer un document
• connectez-vous en Enseignant ou Administrateur

• onglet Recherche > cherchez le document à supprimer

• pour supprimer un exemplaire, cliquez sur la croix à droite de l'exemplaire

• pour supprimer tout le document et tous ses exemplaires, cliquez sur Supprimer sous le résumé

créer un documentaire
• Administration > Documents > Ajouter un document > Nouvelle création

• champ Nature : documentaire

• le champ Thème 1 devient obligatoire : il sert à calculer la cote automatique du document

créer une fiction
• Administration > Documents > Ajouter un document > Nouvelle création

• champ Nature : fiction

• le champ Genre apparaît

créer une revue
• Administration > Documents > Ajouter un document > Nouvelle création

• champ Support : périodique

• le champ Numéro de collection apparaît

gérer les codes barres documents
• Administration > Outils > Codes barres documents

• cliquez sur Envoyer la commande

• remplissez tous les champs nécessaires puis validez

• remplissez tous les champs nécessaires

• vous recevez vos codes barres par courrier postal

• vous pouvez coller les étiquettes (voir n° d'exemplaire au crayon à l'intérieur du document)

gérer les codes barres emprunteurs
• Administration > Outils > Codes barres emprunteurs

• cliquez sur Envoyer la commande

• remplissez tous les champs nécessaires puis validez

• remplissez tous les champs nécessaires

• vous recevez vos codes barres par courrier postal

importer les élèves depuis Base Elèves
• Administration > Emprunteurs > Importer tous les élèves depuis Base Elèves

• tous les emprunteurs actuels seront supprimés mais pas les prêts en cours

• cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier Base Elèves

• faites la correspondance champ-à-champ pour Nom, Prénom et Classe

• cliquez sur Valider

imprimer les mots de passe élèves
• Administration > Emprunteurs > Consulter/Créer > Version imprimable

consulter les prêts en cours et les retards
• Administration > Prêts/Retours

• les résultats sont triables par colonnes, téléchargeables et imprimables en PDF

importer une base externe
  • documentation détaillée
  • voir la vidéo
  • télécharger la vidéo
• connectez-vous en Enseignant ou Administrateur

• allez dans Administration > Documents > Importer une base externe

• sélectionnez la base à importer (tous les formats sont acceptés)

• précisez si possible le logiciel utilisé et son numéro de version

importer des documents depuis une liste de codes EAN ou ISBN
• connectez-vous en Enseignant ou Administrateur

• allez dans Administration > Documents > Importer depuis une liste de codes EAN (ou ISBN)

• sélectionnez la liste à importer

• ou saisissez directement les codes dans la zone de texte (ou les deux)

• les documents trouvés sont importés automatiquement

• un fichier PDF récapitulatif s'affiche et vous est envoyé par mail

sauvegarder / restaurer vos documents
  • documentation détaillée
  • voir la vidéo
  • télécharger la vidéo
• connectez-vous en Enseignant ou Administrateur

• allez dans Administration > Documents > Sauvegarder vos documents

• vos documents et exemplaires sont sauvegardés dans un fichier xml compressé (.zip)

• décompressez le fichier zip sur une clé USB ou dans votre ordinateur

• pour restaurer vos données, cliquez sur Restaurer une sauvegarde de vos documents

• indiquez où se trouve le fichier xml à restaurer

• attention : les documents, exemplaires et prêts en cours seront effacés

Utilisation avancée

comprendre les mots de passe et les statuts
• Administrateur : sert à la première connexion pour saisir les emprunteurs

• Enseignant Administrateur : donne accès à tout sauf à la page Administration > Outils

• Enseignant : peut faire du prêt/retour avec toutes les classes mais ne peut pas modifier les notices

• Classe : à utiliser en BCD avec la classe présente (les élèves sont alors autonomes sans authentification)

• Elève : sert à l'élève, chez lui, pour consulter ses prêts en cours et faire des recherches

• les mots de passe ne sont pas modifiables

• le mot de passe Classe ne doit pas être connu des élèves (il permet de faire des prêts pour toute la classe)

• les mots de passe peuvent être imprimés et collés dans les cahiers Elèves

comprendre la cotation automatique
• la cote se construit automatiquement d'après les champs suivants :
- support
- nature
- genre
- auteur
- titre
- éditeur
- thèmes
• une cote manuelle est possible, un assistant de cotation est fourni (Autre Cote > Assistant)